4 tips til systematisk renhold

Hvordan lage renholdsplaner over regelmessig og periodisk renhold, lage tilbud og beregne lønnskostnader

 

AdobeStock_106220516.jpeg


Mange får tilløp til lett hodepine når man begynner å tenke på å skulle lage renholdsplaner, sette opp tilbud til kunder og beregne renholdskostnader.

Det må innrømmes, det kan være et styr å sette opp, men er også et av de viktigste verktøy enn har for å sikre at jobben blir gjort med tilfredsstillende resultat, unngå misforståelser, skape trygghet hos renholderne og minske stress og frustrasjon.

Dette er særlig viktig for de som er ledere eller mellomledere i renholdsbedrifter som har ansvar for å sette opp renholdsplaner.

I denne artikkelen skal vi se på 4 tips til hvordan man kommer i gang med planleggingen. 



Renhold av barnehage



240_F_196760750_4eTjsTMiT5ZI5Yyy37syP6kMmhFy0lmv.jpg

 

For å vise hvordan man kan løse det praktisk så tar vi utgangspunkt i et tenkt eksempel med hvordan analysere renholdsbehovet, velge passende renholdssystem, sette opp tilbud og planer og hvordan organisere renholdet i en barnehage.

Nå skal det sies at det er mange veier til mål så det er ingen fasit på hvordan man setter opp renholdsplaner, så lenge renholdet blir gjort tilfredsstillende og lever opp til myndighetenes og oppdragsgivers krav og forventninger.

Grunnen til at vi har valgt eksempelet med barnehage er fordi det er strenge krav til renhold i barnehager.
Det finnes faktisk en egen arbeidsmiljølov for barn som skal sikre at barn har et godt innemiljø. 

Renhold er en av nøkkelfunksjonene her.

For at barnehagen skal være godkjent ønsker de som driver barnehagene at vi som driver med renhold har alt på stell og kan vise at de har gode rutiner for renhold. Det skulle i grunn bare mangle!



Da går vi like gjerne i gang med 4 tips til systematisk renhold.

1. Bli kjent med vanlige begreper.

 

240_F_178352421_TYmjOTgiS6gLSxEGDzdvauEM24l1C4xW.jpg

 

 

Aller først trenger vi å gjøre oss kjent med en del begreper.
Dette er grunnbegreper som brukes i opplæring av renholdere som ønsker å ta fagbrev. En kan jo tenke at det kan da ikke være nødvendig å skulle pugge en hel haug med uttrykk, holder det ikke å gjøre en god jobb?
Men det viser at vi er seriøse og at vi har kompetanse som er viktig for å kunne oppfylle alle kravene som kreves når en skal ha renhold i en barnehage.
Ikke minst unngår man misforståelser når alle renholdere bruker samme «språk»

 

·       Regelmessig renhold
Det vi ofte kaller daglig renhold.
Det trenger ikke å være hver bidige dag, men er planmessig renhold som utføres fast og oftere enn èn gang i måneden. Typiske oppgaver er lett vedlikehold av gulv, som tørrmopping, gulvvask, søppeltømming, støvtørk eller renhold av toaletter osv.

 

·       Periodisk renhold
Renholdsoppgaver som trengs å gjøres sjeldnere, kanskje bare månedlig, kvartalsvis eller som er sesongbasert som vindusvask, polering av gulv osv.

 

·       Lettere vedlikehold
Typisk oppgaver som er en del av det regelmessige renholdet.

 

·       Renholdsfrekvens
Hvor ofte et bestemt rom eller en bestemt renholdsoppgave skal gjennomføres.
For eksempel, gulv på lekerom skal vaskes 3 ganger pr uke eller vinduer skal pusses 4 ganger årlig.


·       Kvalitetssystem/Renholdssystem
Et system som beskriver hvordan ulike oppgaver skal gjennomføres for å sikre at tilfredsstillende kvalitet oppnås. Det omfatter alle planer og prosedyrer som til sammen beskriver rengjøringsmetoder og renholdsfrekvenser. Ofte er de basert på en standard, som INSTA 800.


·       INSTA 800
INSTA står for Inter Nordisk Standardisering og er den eneste offentlige godkjente standarden for måling av rengjøringskvalitet som er gyldig i hele Norden.
Den er utarbeidet i samarbeid av både renholdere, arbeidsgivere, fagforeninger og brukere fra både Norge, Sverige og Danmark.
Standarden er ment som et verktøy for at renholdere kan levere forventet kvalitet.

Du kan lese en kort oppsummering om INSTA 800 HER


·       Kvalitetsnivå
Et uttrykk som brukes i INSTA 800 for å beskrive hvilket nivå av renhet et rom eller et objekt skal ha etter å ha blitt rengjort.

·       Kvalitetsfrekvens
Hvor ofte en bestemt rengjøringskvalitet skal oppnås i et rom eller i et område.

 

·       Renholdsplan
En skriftlig oversikt eller rutine for hvordan og hvor ofte renholdet skal gjennomføres. Hvor detaljert den bør være avhenger av hvor rutinerte renholderne er, hvor mange som deler på oppgavene etc.
Husk at tydelige renholdsplaner skaper trygghet og minsker misforståelser. Dette kan også være noe man legger ved i et anbud hos barnehagen for å vise hvilke rutiner på renhold dere har.

Den bør inneholde:

-          Oversikt over rom og areal

-          Frekvenser for renholdet, også hvilke tidspunkt renholdet skal utføres

-          Beskrivelse av renholdsoppgaver og renholdsmetoder

-           Kan også inneholde hvilke vaskemidler som skal brukes inkludert dosering osv.

·       Smussbelastning
Beskrivelse av hvilke typer bøss eller smuss og graden av hvor mye smuss det er.



2. Hvordan avgjøre hva som trengs av renhold

 

Tidy vs messy.jpg
 


Hvor mye renhold som trengs for å ha et godt innemiljø varier jo veldig, alt ettersom hvor mye et rom brukes, hvordan det brukes, hva slags type overflater det er, hvor mye smuss som tilføres uten ifra og hvilket kvalitetsnivå som er satt.
Et kjøkken som er i bruk daglig i en barnehage har langt større behov for grundig renhold i forhold til et lite lagerrom som sjeldent er i bruk.

 


I utgangspunktet bør absolutt alt av flater, utstyr og inventar bli regelmessig renholdt. Det er særlig viktig i en barnehage, så man er sikker på at man oppfyller kravene til hygiene, helse, trivsel og vedlikehold.

 

Når du skal i gang med å analysere behovet for renhold så er det lurt å ta en befaring av stedet.
Ta gjerne befaringen mens lokalet er i bruk og helst på et tidspunkt det gjerne er stort behov for rengjøring, sånn at du kan se «worst case scenario».
I en barnehage kan det være smart å ta en befaring for eksempel på en dag det har vært plaskregn hvor ungene har hatt utedag og er nettopp kommet inn, eller en dag kjøkkenet har vært mye i bruk.

Da får du et godt bilde på hva «worst case» smussbelastningen er, så slipper du ubehagelige overraskelser på hvor krevende renholdet kan være.

Eksempel plantegning.jpg

 

Skaff deg også plantegningene over bygget, gjerne FDV-dokumentasjon om mulig. Da er det lettere å få oversikt over rominndeling, antall kvadratmeter, hva slags materialer som er brukt på gulv, vegger og i himling, og det blir mye lettere å legge en fornuftig plan for renholdet,

På befaringen er det lurt å ha med plantegningene slik at du kan tegne inn inventar og ta notater av alt som kan være relevant for gjennomføringen av renholdet.
Det kan være blant annet hva slags gulv det er i de forskjellige rommene, hvor er det fliser, hva slags kjøkkeninnredning er det, er det enkelte objekter som er vanskelig tilgjengelig osv.

Avklar hva kunden tenker å gjøre selv av renhold eller hva de skal bidra med for at renholdet skal gå enkelt.
Det kan for eksempel være å avklare hvem som skal vanne planter, tømme søppel, rydde leker, tørke støv og rengjøre i fylte hyller eller i kjøkkenskap eller snu stoler opp på bordet slik at det er fri tilgang til gulvet.


Når du har dette på plass er du klar til å sette opp tilbud og planer for renholdet.



3. Avgjør hvilket renholdssystem som passer best

Kvalitetsbasert eller fast frekvens?

Om man skal følge et kvalitetsbasert system, som INSTA 800, så gir det større fleksibilitet i forhold til renholdet. Man har på forhånd bestemt hvor rent et rom eller objekter skal være til bestemte tider. Det betyr at om rommet ikke har vært noe særlig i bruk og fortsatt holder det kvalitetsnivået som man har fastsatt, så trengs det kanskje ikke å rengjøres der i det hele tatt.
Mens andre ganger har det blitt brukt mer enn vanlig og det trengs større innsatts for å opprettholde kvalitetsnivået.

Det gir renholderen en større fleksibilitet, men betyr også at renholderen må ha erfaring og være godt trent til å skille mellom de forskjellige kvalitetsnivåene på renholdet sånn at nivået holdes oppe.

Er man derimot i tvil om renholderen alene kan ta den vurderingen, eller også om det er mange renholdere på samme jobben kan det være fornuftig å heller ha en fast frekvens på renholdet.
Da oppretter man heller rutiner hvor det står eksakt hva som skal vaskes og hvor ofte. Det blir aldri noen tvil om hva som bør vaskes, eller hvordan det bør se ut etter man har rengjort.

Mange velger gjerne en kombinasjon av systemene. 


4. Sett opp tilbud og planer



Som nevnt så bør en renholdsplan inneholde:

-          Oversikt over rom og areal

-          Frekvenser for renholdet, også hvilke tidspunkt renholdet skal utføres

-          Beskrivelse av renholdsoppgaver og renholdsmetoder

-          Kan også inneholde hvilke vaskemidler som skal brukes inkl dosering osv.

 


Her kommer forslag til planer det er lurt å lage:


Disse planene er satt opp i et excell-ark, om du vil ha en kopi som inspirasjon til egne
planer så må du gjerne kontakte oss




Tilbud og overordnet plan


-           En overordnet plan over renholdet som kan gis til kunden som viser omfanget av renholdet. Denne brukes også for å beregne pris på jobben. 

HER kan du se NHO`s beregning på hva en renholder koster pr.time inkludert arbeidsgiveravgift, feriepenger og det hele

Eksempel Tilbud og overordnet plan.JPG

 

Plan for regelmessig renhold

-          En detaljert plan for regelmessig renhold til bruk for renholderne. I tillegg er det lurt å lage en arbeidsinstruks til renholderne for hvordan hver renholdsoppgave og metode skal gjennomføres.

Eksempel Plan regelmessig renhold.JPG



 
Plan for periodisk renhold

-          En plan for periodisk renhold inkludert en årsplan for gjennomføring. 

240_F_92298747_mxcMU8jMJazTxNAvFryxeixmRj1K8Nll.jpgTIPS:
Det kan være lurt å legge inn kontroller av renholdet også.
Både egenkontroller som renholderen selv fører når han eller hun er ferdig med jobben, men det er også lurt å sette opp kontroller hvor mellomlederne selv drar ut og tar en kontroll over renholdet.
Det er best å ta kontrollene uten at renholderen vet om det, så du får et realistisk bilde av hvordan renholdet gjennomføres.
I INSTA 800 er det krav om 4 slike kontroller i løpet av året. 
Kontrollene kan gjøres ved observasjoner, eller du kan skaffe deg måleinstrumenter for å måle renholdskvaliteten, som støvnivå og bakterienivå f.eks.

Eksempel Plan periodisk renhold.JPG

Eksempel Plan periodisk renhold Årsplan.JPG