Ny smittestandard for renhold


Her får du en oversikt og dra-hjelp til å utføre smitterenhold etter den nye standarden fra NS


AdobeStock_258530319.jpeg
Bilde: Adobe Stock
Publisert: 01.12.20

Rekk opp handa de som er trøtt av hele covid-19 sirkuset! 

Selv om vi alle ønsker oss vanlig hverdag uten restriksjoner, tiltak, håndsprit, engangsmasker og klorlukt, så er vi ikke der helt enda.


Vi prøver å ikke fokusere mer på det enn høyst nødvendig, men akkurat nå har det kommet en ny standard for smittevern, skreddersydd til renholdsbransjen som er verdt å nevne. 


Hva er Norsk Standard (NS)?


Standard Norge, som gir ut NS-dokumenter, er en privat organisasjon med høy autoritet som arbeider med standardisering av arbeidsprosesser, produkter eller tjenester. Det er det norske svaret på ISO.

Hva er så et NS-dokument? 

Kort fortalt så er det et dokument med kriterier eller metoder innenfor et spesifikt felt, som noen kloke hoder med god greie på det de snakker om har laget. Standarden fungerer som en mal eller sjekkliste, slik at alle som jobber etter standarden gjør jobben helt likt. 

Det er som når du har bilen på EU-kontroll, du vet at kontrollen gjøres etter samme sjekkliste, uansett hvilket verksted du bruker. 

Det er det samme med å jobbe utifra en Norsk Standard, da vet andre akkurat hvilken sjekkliste du jobber utifra.



Så til standarden, den kan du laste ned gratis på Standard Norge.

Mange synes det kan være tungt å lese standarder, derfor tar vi en gjennomgang her og prøver å gjøre det mer forståelig. 

I tillegg kommer det forslag på hvordan en risikovurdering, avviksrapport, opplæringsskjemaer og en smittevernprosedyre kan se ut.


Håper du ikke gir opp helt enda, det er ikke så vanskelig som det høres ut som!  


 

Selve standarden er på 20 sider, ikke altfor lang eller omfattende. De som har skrevet den har også gjort en innsats for at den skal være enkel å skjønne, eller, så enkelt det blir med akademisk språk. 

Det er også lagt ved eksempler i slutten av standarden på sjekklister ledelsen og medarbeiderne kan bruke. Den baserer seg på prinsippet om risikoprofiler, «og vips» tenker du, «så er vi langt inne i akademia hvor en vanlig mann i gata ramler av lasset», men det er lettere enn det høres ut. 

240_F_285930029_5epB8ugQwzEcXRIMiGAwOWkHyqZPmPSh.jpg

Det er litt samme prinsippet som for smittevern på skoler, du har kanskje hørt om «trafikklysmodellen». 

Der deles smitterisikoen inn i tre nivåer som viser hvilke smitteverntiltak som bør iverksettes. Du har grønt-, gult- og rødtnivå.

Mer om det senere.

Da tenker jeg vi bare går i gang og tar punkt for punkt i den nye veilederen. Det blir kun en oppsummering av de viktigste tingene her, ellers ville jo artikkelen blitt 20 sider den også.


Del 1 Bakgrunn og omfang

Her tas det opp grunnene til at det trengs en standard for smittevern, men for alle oss som har sett covid på nærthold, så forstår vi godt grunnene til at det trengs standardiserte metoder for at smittevern skal være effektivt. 


Selv om dette er noe vi tenker er innlysende, så er det fint å ta med noen av punktene i innledningen i smittevernprosedyren. Da blir det tydelig hva som er grunnlaget for tiltakene dere velger å sette inn. 


Noen av punktene som er nevnt, er:

  • Forhindre og redusere smittespredning

  • Beskrive og sikre kvalitet i smittevernsrutiner

  • Bidra til at virksomheten kan opprettholde daglig drift
  • Ivareta smittevern for medarbeidere og kunder

  • Sikre en kontinuerlig forbedring av smitteverntiltakene



Del 2 Ledelsens ansvar

Det er jo slik at til syvende og sist så er det ledelsen i en bedrift som har ansvaret for at smittevernrutinene er gode nok. Det gjelder både for å passe på at de som jobber i bedriften jobber under så lav risiko som mulig, og at renholderne utfører jobben slik at smitterisikoen minskes hos kunden.


Korrekt renhold er en av nøkkelfaktorene for å hindre og begrense smitte. All ære til alle dere som gjør en kjempe innsats!

 

For å følge standarden så er det en rekke krav som ledelsen må oppfylle, noe vi er sikre på at mange renholdsbyråer gjør allerede.
Eneste som er viktig er å få det ned på papiret, slik at du har dokumentert hvilke tiltak dere har iverksatt og hvordan dere følger opp at de gjennomføres.



Det kommer eksempler på hvordan dere kan dokumentere det lenger ned i artikkelen, så heng på!
Standarden har også et forslag til en sjekkliste for ledelsen. 


Her ser du noen av punktene som er nevnt. Hele listen kan du se på side 15 i standarden.

Sjekkliste ledelsen.JPG



2.2 Opplæring og informasjon

Dette er et viktig punkt, det hjelper ikke å ha verdens beste rutiner om ingen følger de. 

Det er fort gjort å pøse på med punkter for å være på den sikre siden, men da blir det mange ganger for mye for de som skal følge tiltakene og du risikerer at rutinene ikke følges.


Det er bedre med rimelige rutiner og at man tilrettelegger slik at de blir lette å følge.

 

Vi er alle forskjellige, noen lærer best ved å lese, andre lærer best om man fysisk demonstrerer hvordan tiltakene utføres. Vær obs på språkutfordringer, kanskje det er en tanke å ha opplæringen på flere språk. Bruke gjerne et enkelt språk eller bilder, slik at det ikke blir for mye å lese, men er kjapt og enkelt å sette seg inn i rutinen.

 

All opplæring skal også dokumenteres, det kan du gjøre ved å lage et opplæringsskjema med oversikt over hvem som har fått opplæring og hva de har fått opplæring i.

Her ser du et eksempel på hvordan skjemaet kan se ut. Hele skjemaet kan du få i word-format om du kontakter oss HER

Eksempel opplæringsskjema.JPG


2.3 Vurdering av risikoprofiler for kunde/lokasjon, medarbeidere hos kunde og medarbeidere i egne lokaler

Ok, her kommer det første "akademiske grøsset" i standarden. Dette krever en risikovurdering og det krever litt jobb.

Ideer til punkter som bør risikovurderes får du i punkt 3 i standarde. Der er en rekke punkter tatt opp og det er forslag om hva slags tiltak man bør ha. 

Skriv ned punktene i risikovurderingen og tiltakene i handlingsplanen, deleger hvem som har ansvaret, følg opp at det blir gjort og vips så er du i mål!


Når det er gjort så har du også et fiks-ferdig grunnlag for å lage en smittevernprosedyre, siden du allerede har funnet punkter som kan utgjøre en risiko og kommet opp med tiltak for å minske risikoen.


Vi har også laget et eksempel på en risikovurdering, for å hjelpe dere igang.
Dette får dere til!


Hele skjemaet kan du få i excell-format om du kontakter oss HER

Eks risikovurdering del 1.JPG
Eks risikovurdering del 2.JPG



2.4 Planlegging

Når risikovurderingen er unnagjort, så må en passe på at tiltakene gjennomføres. Det kan du dokumentere i risikovurderingen under "Handlingsplan", som du så eksempel på i bildet over.

Få opp en egen kolonne over:
Hvem som har fått ansvar for å få på plass tiltaket.
Sett en frist for når tiltaket skal være innført.


2.5 Gjennomføring

I standarden står det:

Ledelsen skal ha jevnlig gjennomgang av status for tiltak både hos kunder/lokasjoner, medarbeidere, hos kunder og medarbeidere i egne lokaler. 

Ved endring av smittesituasjon skal risikoprofilene vurderes, og relevante tiltak igangsettes eller avsluttes.


Dette kan for eksempel gjøres på morgenmøter eller èn gang i uken. 

Det er et fint tiltak, da kan mellomledere, renholdsansvarlige og smittevernansvarlige holde jevn kontakt med ledelsen slik at de holdes informert om hvordan tiltakene og rutinen virker. 

Kanskje noe ikke fungerer som dere hadde tenkt, kanskje noe har forandret seg i løpet av uken. Da fanges det opp og en kan endre rutinen til å virke optimal.


Ta korte referat fra møtene, lag deg gjerne et fast oppsett på hva som skal gjennomgås.


HUSK: Det er bedre å gjøre det enkelt og greit slik at det blir gjennomført, enn at det blir et helt fjell å bestige med masse punkter og et endeløst tidsluk.

 


2.6 Kvalitetskontroll

Hvis du gjennomfører punkt 2.5, så er du nesten i havn med punkt 2.6 også. 


Der er det krav om at smitteverntiltakene skal kontrolleres, dokumenteres og rapporteres til ansvarlig leder.

Utnevn en smittevernansvarlig eller gi mellomledere eller renholdsansvarlige ansvar for å kontrollere risikoområdene jevnlig. 


Standarden sier:


Følgende skal avklares:

- hvilke risikoutsatte områder som skal kontrolleres;
- tidspunkt for kontroll;
- hyppighet på kontroll;
- hvem kontrollen skal gjennomføres av.


 Sett dette gjerne opp i en tabell som fylles ut og drøftes på møtene ledelsen har.


Tidligere i vår hadde vi en artikkel om hvordan lage en smittevernprosedyre

Eksempelet på smittevernsprosedyren er nå oppdater slik at den er i forhold til den nye standarden. På slutten av prosedyren er det også eksempler på kontrolltabeller.


Hele skjemaet kan du få i word-format om du kontakter oss HER

2.7 Avvikshåndtering

Her kommer det siste «akademisk grøsset», vi lover!


Avviksbehandling er noe mange synes høres tungvint, vanskelig og til og med litt kjedelig ut. Kan man ikke bare gjøre jobben så godt man kan da? Ingen er perfekt og feil skjer oss all fra tid til annen, og det er jo helt sant!


Hensikten med et avvikssystem er ikke å henge ut noen eller å gjøre jobben unødvendig tungvint for folk. 

Det er heller ment å være et system for å fange opp situasjoner som kan potensielt innebære risiko, og så gjøre noe for å minske risikoen.

En avviksrapport kan se slik ut:

Hele skjemaet kan du få i word-format om du kontakter oss HER


Eks avviksrapport.JPG


2.8 Evaluering

Her sier standarden:

«Ledelsen er ansvarlig for å vurdere om tilfredsstillende smittevern er oppfylt og er i tråd med nasjonale føringer. Effekt av tiltak skal evalueres og endring av rutiner skal iverksettes hvis nødvendig.»


Det gjøres allerede om dere følger punkt 2.5 og skriver et kort møtereferat.



3 Smitteforebyggende tiltak og risikoprofiler

3.1 Generelle tiltak som gjelder alle

Her tror jeg man nesten må være en huleboer for ikke å ha fått med seg de generelle tiltakene som gjelder. 

De har vi fått gjentatt nesten daglig siden mars, men for ordensskyld så kan det være kjekt å ha tiltakene listet opp i en kort ramme i smittevernprosedyren.


Eksempel på smittevernprosedyre kan du få tilsendt i word-format ved å skrive til oss HER



3.2 Risikoprofiler

Okei da, et halvt "akademisk grøss" til, men det er absolutt det siste! Dette punktet høres vanskeligere ut enn det egentlig er. Standarden har allerede gjort jobben for oss.

Dette er den "trafikklysmodellen" som vi nevnte i starten av artikkelen. 


Standarden sier:

Lokasjonene det utføres renhold på kan kategoriseres i ulike risikoprofiler. Dette baseres på følgendekriterier:

- hvor mange som er til stede i lokalet;
- hvor stor gjennomstrømning det er av mennesker der;
- om det er mulig å holde anbefalt fysisk avstand;
- om det er risikogrupper der.


Denne henger sammen med risikovurderingen.

Alle plassene dere har renhold på bør risikovurderes slik at de får en risikoprofil. Bruk gjerne punkt 3 i standarden som mal for punkter som risikovurderes. 


Hvis et punkt i risikovurderingen gir deg en verdi på opptil 4, så er punktet såkalt "grønt" og du trenger ikke å iverksette ekstra tiltak.

Hvis et punkt derimot gir deg verdi på mellom  5-9, så begynner det å bli fare på ferde og risikoprofilen blir på "gult" nivå. Det vil si at dere bør vurdere å innføre tiltak for å hindre smittespredning.

Får et av punktene verdi på 10 eller mer, så blir risikoprofilen rød. Da må du sette inn tiltak siden det er stor risiko for smittespredning.


Her får du en kopi av tabellen over risikoprofilene, den finner du på s.11 i standarden. På side 10 er det også gitt eksempler på "grønn", "gul" og "rød" risikoprofil. 


Trafikklysmodell.JPG


3.3 Spesifikke smittevernstiltak


Her kommer standarden med en masse gode forslag for hvordan man kan redusere smitte på de forskjellige stedene dere rengjør, for renholderne, i møter, på kontoret, på spiserommet osv.


Her får du rett og slett god drahjelp til en risikovurdering, du får både fornuftige punkter og tiltak.



Da er vi endelig igjennom hele standarden. Håper punktene ble litt lettere å forstå!


Lykke til med dokumentasjonen!


Om du står bomfast eller synes noe er vanskelig, eller trenger litt tips og innspill på hvordan du kan følge standarden må du gjerne kontakte oss